14 Nov Le best practices per coordinare un piano di comunicazione per il vostro evento

Posted at 18:28h in Non classé by

Commercializzazione di eventi per i comitati aziendali

Il panorama delle relazioni stampa legate agli eventi cambia di pari passo con i tempi. In effetti, i media tradizionali non hanno più il monopolio. Sebbene raggiungano il pubblico al di sopra dei quarant’anni, non riescono a farlo con le generazioni più giovani, che ottengono le informazioni attraverso i canali digitali. Blog specializzati, creatori di contenuti e influencer sui social network sono i nuovi canali di comunicazione ad alto impatto. La comunicazione di un evento (spettacolo teatrale/mostra/competizione sportiva), che prima prevedeva qualche intervista e recensioni ben piazzate su alcune testate giornalistiche, non è più sufficiente per attirare un pubblico eterogeneo. Di conseguenza, i piani di comunicazione diventano sempre più complessi, a seconda dei diversi pubblici di riferimento da raggiungere, con l’obiettivo di inviare il messaggio giusto al target giusto attraverso il canale giusto.

In questo articolo esploriamo alcune delle best practice per sviluppare l’impatto mediatico risparmiando tempo nello sviluppo di una campagna di comunicazione.

I- Identificare gli obiettivi e i destinatari

Una buona comunicazione inizia con la conoscenza dell’interlocutore. Questo è il punto di partenza per pensare al messaggio che si vuole trasmettere e al mezzo che si vuole utilizzare per farlo. Per quanto riguarda le istituzioni pubbliche, la complessità risiede nel fatto che esse attraggono profili diversi. È quindi necessario comunicare un messaggio più o meno adatto a tutti i pubblici, in un’ottica di semplificazione? O è meglio agire in modo separato e personalizzato?

La strategia giusta è probabilmente quella di trovare un equilibrio tra le due : un messaggio generale per il grande pubblico e alcune iniziative mirate (giovani, turisti, ecc.).

Per assicurarsi che i destinatari siano quelli giusti, la conoscenza del pubblico è una delle chiavi per capire i loro interessi. Inoltre, è una buona idea confrontare questi risultati con i dati di audience di un CRM.

II - Coordinare i vari progetti e team

Quando si implementa un piano di comunicazione, è possibile creare una grande quantità di contenuti, che possono essere gestiti da diversi dipartimenti (immagini, video, comunicati stampa, versioni cartacee e digitali, ecc.) Da un lato, i team stampa sono responsabili dell’identificazione dei media rilevanti e della pianificazione di interviste, report e recensioni. Dall’altro lato, i team di marketing e comunicazione sono responsabili di assicurare gli spazi pubblicitari chiave e la strategia di social networking. È quindi importante garantire la coerenza generale del messaggio e delle azioni intraprese per diffonderlo, nonché avere una visione chiara dell’assegnazione dei compiti e del loro avanzamento. Molti strumenti digitali sono progettati per soddisfare queste esigenze. Ciò è particolarmente vero per un CRM ad alte prestazioni.

          • Conoscere i contatti principali (media e agenzie). Centralizzando i contatti con i media, i giornalisti, le agenzie pubblicitarie/regioni, ecc. uno strumento di CRM consente di costituire un database completo dei media e di tenere traccia degli scambi con ciascuna di queste strutture in file dedicati e accessibili ai team interessati. È importante qualificare e mantenere questo database in modo da sapere sempre chi contattare e la storia degli scambi con quel contatto.
          • Attuare un monitoraggio efficace e trasparente. I CRM specializzati come Arenametrix offrono la possibilità di seguire con precisione ogni fase del piano di comunicazione di un evento, grazie soprattutto alla funzione di « project tracking »: uno strumento che consente di seguire ogni interazione con i giornalisti dal momento del contatto fino alla pubblicazione dei contenuti, o con le agenzie pubblicitarie dal momento della ricezione del brief fino alla fatturazione. Questo strumento di monitoraggio dei progetti è completato da funzioni per ottimizzare il tempo del team, come la possibilità di assegnare compiti o promemoria automatici a seconda che una fase del progetto sia stata completata o meno. Si tratta di funzioni utili per garantire il rispetto delle scadenze. Il coordinamento dei diversi team è reso semplice e trasparente grazie all’accesso condiviso alle informazioni sui progetti di stampa e pubblicità.

Un funzionalità fondamentale è la parte di routing dello strumento, che consente di inviare comunicazioni e newsletter a contatti segmentati in liste. Ideale per inviare un comunicato stampa a un database di giornalisti!

III - Misurare l'efficacia del piano di stampa e comunicazione

Una volta completato il piano di comunicazione, è il momento di analizzare l’impatto rispetto agli obiettivi prefissati. Questi obiettivi possono essere molto diversi:

          • Aumentare la visibilità e la brand awareness,
          • Aumentare il numero di visitatori,
          • Stimolare le donazioni nell’ambito di una campagna di sponsorizzazione partecipativa.
          • Attirare un pubblico specifico.

Questi obiettivi determinano gli indicatori chiave di performance da monitorare durante l’analisi. Questa fase di misurazione dell’impatto non è semplice, perché la quantificazione dell’impatto della comunicazione non è facile da calcolare, è influenzata da molti fattori esterni ed è soggetta a uno sfasamento temporale (i risultati possono richiedere molto tempo per concretizzarsi).

Ma bisogna iniziare da qualche parte e farlo in un’ottica di miglioramento continuo. Ecco alcuni modi per iniziare:

Quantificare e analizzare la copertura mediatica

          • Misurare il numero di articoli di stampa e di menzioni nei media,
          • Stimare la portata della copertura mediatica, raccogliendo informazioni dai media sulla distribuzione dei contenuti. Non esitare a chiedere statistiche ai media che trasmettono le sue pubblicazioni.
          • Valutare il tono della copertura mediatica in termini di quantità di feedback positivi, neutri o negativi.

Analizzare il traffico entrante verso i vostri strumenti

          • Misurare l’impatto del traffico sul vostro sito web o sulle pagine di destinazione, in particolare impostando un piano di tagging,
          • Analizzare le prestazioni sui vostri social network e il loro tono.

Analizzare l’impatto sul vostro pubblico

          • Misurare il traffico per determinare se le vostre campagne di comunicazione hanno avuto un effetto sull’engagement dei vostri target.

In sintesi, la chiave per organizzare un piano di comunicazione e stampa di successo per un evento è definire:

          • l’obiettivo della campagna
          • il target di interesse
          • il messaggio da trasmettere a questa target
          • i mezzi di comunicazione stampa e pubblicitari
          • gli indicatori di performance da analizzare.

E infine, avere un buon strumento di CRM adatto alle istituzioni aperte al pubblico, che risponda in particolare alle seguenti esigenze:

          • Centralizzare i dati dei media, delle agenzie e dei giornalisti, consentendo di segmentarli in base alle loro esigenze (dati di contatto, tipo di media, contenuti preferiti, ecc).
          • Facilitare il tracciamento delle interazioni (contatti, interviste programmate, realizzate, convalidate, citazioni inviate e convalidate, ecc.)
          • Funzionalità di gestione dei progetti (assegnazione di compiti, promemoria, ecc.).
          • Inviare comunicazioni al database (comunicati stampa, newsletter, ecc.).

Iris Edelman

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